Vrijwilligersbeleid RCSV Zestienhoven
Waarom deze richtlijn?
SAMENWERKEN, SAAMHORIGHEID & GEZELLIGHEID GAAN HAND in HAND
RCSV Zestienhoven is een sportvereniging voor jong en oud, jongens en meiden, ouders en spelers. Wij zijn een voetbalclub gelegen aan de rand van de stad maar staan midden in de samenleving. Voetbal staat centraal, voor jongens- en meidenteams, mannen en vrouwen. We zijn maatschappelijk betrokken, sociaal bevlogen en ambitieus met een nieuw Rotterdamse mentaliteit: open voor initiatief, oog voor de omgeving en elkaar aanspreken indien nodig. RCSV Zestienhoven heeft graag een sociaal bindend karakter voor jong en oud.
Sporten in teamverband is vooral samenwerken. Niet alleen in het veld, maar ook daarbuiten. Samenwerken, samen de vereniging opbouwen, onderhouden en samen succesvol zijn. De vereniging is primair voor de wijk Overschie, een wijk met een diverse samenstelling.
RCSV - Tekort aan vrijwilligers
De vereniging is in de afgelopen jaren enorm gegroeid en daarmee ook de taken om de vereniging draaiend te houden. Op de kantinebeheerder na, worden alle taken geheel door vrijwilligers vervuld. Daarmee zorgen we ervoor dat de contributie laag blijft en zo de vereniging toegankelijk blijft voor alle lagen van Overschie en omstreken.
Het tekort aan vrijwilligers loopt echter op. Momenteel vervullen er al zo'n 300 vrijwilligers een vrijwilligersfunctie of verschillende vrijwilligerstaken. Met bijna 1100 leden (spelend en niet-spelend) en meer dan 60 teams is dat helaas nog steeds niet genoeg. We hebben dringend behoefte aan leden die de vereniging helpen met het uitvoeren van het werk.
Hoe is dit tekort ontstaan?
Decennia geleden waren er voldoende vrijwilligers. Mensen hadden voldoende tijd om actief in de vereniging te zijn. Tegenwoordig merken we dat de maatschappelijke situatie sterk is veranderd: velen doen vrijwilligerswerk naast hun huidige baan en hebben dus beperkt tijd. Lees hiervoor het stuk van Rotterdam Sportsupport.
Een tweede oorzaak is dat we steeds meer zelf moeten doen als vereniging, waardoor de belasting van de huidige groep vrijwilligers alsmaar toeneemt. Financiële zaken zijn complexer geworden, vergunningen stellen hogere eisen en ook bouwkundig is het met bijvoorbeeld legionella ingewikkelder geworden.
Dit probleem is geen probleem van alleen RCSV Zestienhoven. Geen enkele amateurvereniging kan tegenwoordig nog bestaan zonder de inzet en bijdrage van (veel) vrijwilligers.
Wat heeft RCSV Zestienhoven in de afgelopen jaren hieraan gedaan?
Onze vereniging heeft al diverse maatregelen in de afgelopen decennia genomen. We hebben gewerkt met een vrijwilligerskorting waarbij vrijwilligers €25 korting kregen op de contributie. Enkele jaren erna is besloten om deze korting te laten vervallen en een moreel beroep te doen op de leden. Dit is ook het huidige beleid. Beide besluiten hebben echter niet het gewenste effect gehad.
Wat is de gekozen oplossing van Zestienhoven?
Om voldoende vrijwilligers te vinden terwijl we de vereniging betaalbaar houden voor iedereen, gaan we uit van de volgende punten.
- Het verrichten van vrijwilligerstaken is een onlosmakelijk onderdeel van het lidmaatschap van onze vereniging en
- Naast de jaarlijkse contributie dient ieder spelend lid en/of ouder/verzorger van een jeugdlid bij te dragen aan de vereniging door het uitvoeren van vrijwilligerstaken binnen de vereniging. Wij zijn van mening dat actieve deelname van iedereen goed is voor de sociale cohesie van de club. Daarnaast is het gewoon leuk om iets voor en bij RCSV Zestienhoven te doen!
We hebben natuurlijk oog voor de persoonlijke omstandigheden van leden. Het ene lid besteedt meer tijd aan RCSV Zestienhoven dan het andere. Dat geeft niet, iedere bijdrage – klein of groot – wordt enorm op prijs gesteld. Willen we echter de contributie laag houden, dan is het noodzakelijk dat er meer mensen actief worden als vrijwilliger.
Het alternatief ligt in het steeds meer inkopen van diensten van leveranciers zoals barpersoneel, onderhoudspartijen voor het pand, een verenigingsmanager die de dagelijkse zaken organiseert, etc. Als bestuur vinden we een hiervoor nodige contributieverhoging niet wenselijk om de vereniging voor iedereen toegankelijk te houden. Bovendien zijn in de huidige tijd ook betaalde krachten moeilijk te vinden.
Uitgangspunten
De uitgangspunten van dit vrijwilligersbeleid zijn eenvoudig:
- Je MAG lid worden van RCSV Zestienhoven;
- Je hebt dan RECHT op het trainen en het spelen van wedstrijden;
- Je hebt de PLICHT om bij te dragen aan de organisatie van RCSV Zestienhoven om de contributie laag te houden.
Voorstellen
- Een vrijwilligerstaak is verplicht voor alle ouders/verzorgers van jeugdleden (jonger dan 18 jaar) van RCSV Zestienhoven.
- Spelende leden van 18 jaar en ouder (senioren) worden via hun team een aantal keer per jaar ingezet voor het draaien van bardiensten, gastheer-/gastvrouwdiensten en fluiten van een wedstrijd.
- Indien ouders/verzorgers geen diensten kunnen draaien, kan dit worden afgekocht voor € 75 per jaar per spelend lid (maximaal € 150 per gezin).
- Bedoeling van het vrijwilligersbeleid is dat ieder spelend lid dan wel ouders/ van jeugdleden (jonger dan 18 jaar) tenminste één vrijwilligerstaak of taakplicht per seizoen vervult;
- Een spelend lid en/of ouder/verzorger van een jeugdlid kan er voor kiezen – om wat voor reden dan ook – geen taken voor RCSV Zestienhoven te verrichten. Op dat moment wordt er € 75 per spelend lid in rekening gebracht. Dit is het afkoopbedrag.
Uitvoering van het beleid
- RCSV Zestienhoven maakt onderscheid in functies en taken:
- Een functie wordt gekenmerkt door het feit dat hiervoor een inspanningsverplichting geldt en geen urenverplichting. Alle functies zijn gedefinieerd in deze notitie;
- Een taak is een rol, die roulerend door verschillende leden wordt ingevuld. Er wordt een rooster opgesteld, waarbij de vrijwilligers in verschillende diensten worden ingeroosterd;
- RCSV Zestienhoven onderscheidt twee categorieën vrijwilligers:
- Een vrijwilliger die zich vrijwillig heeft opgegeven (gevraagd of ongevraagd) om een of meerdere taken of een functie te vervullen. Deze persoon is persoonlijk of als ouder/verzorger vrijgesteld van de taakplicht;
- Een vrijwilliger die op basis van het nieuwe vrijwilligersbeleid verplicht is een taak uit te voeren. Deze vrijwilliger noemen we voortaan taakplichtige (hij of zij die een taakplicht heeft);
- Iedere taakplichtige stelt zich per seizoen ter beschikking voor taken van in totaal minimaal 10 uur.
- Per team kunnen er maximaal 4 ouders/verzorgers structureel per seizoen de functies vervullen van scheidsrechter, grensrechter (indien van toepassing), trainer en teammanager.
- Het vervoer naar uitwedstrijden wordt niet gezien als een vrijwilligerstaak;
- Alle spelende leden (junioren en senioren) die door de scheidsrechterscommissie worden geaccepteerd en minimaal 10 wedstrijden fluiten per seizoen, vervullen hiermee ook een functie;
- Een spelend lid en/of ouder/verzorger van een jeugdlid kan er voor kiezen – om wat voor reden dan ook – geen taken voor RCSV Zestienhoven te verrichten. Op dat moment wordt er € 75 per spelend lid in rekening gebracht. Dit is het afkoopbedrag;
- Indien een taakplichtige zijn plichten niet nakomt, geldt het volgende sanctiebeleid:
- De eerste keer dat een taakplicht wordt gemist, wordt het lid of ouder/verzorger direct ingedeeld op twee extra taken exclusief de gemiste taak (dus drie in totaal). Hierbij wordt geen rekening meer gehouden met de opgegeven voorkeuren.
- Iedere volgende keer dat een taak wordt gemist, wordt er €75 in rekening gebracht. Dit is het verzuimbedrag;
- Zowel het afkoop- als verzuimbedrag kennen een maximale betalingstermijn van 30 dagen. Te laat of niet betalen resulteert direct in een trainings- en speelverbod.
- Gezinnen met meer dan twee spelende (jeugd-)leden, worden voor maximaal 2 taakplichten ingeroosterd en/of betalen maximaal voor twee leden het afkoopbedrag van € 75 (€ 150 in totaal);
- Teams die enkel trainen en dus niet deelnemen aan de competitie hoeven geen afkoopbedrag te betalen. We verwachten echter wel dat de teamleden een vrijwilligerstaak zoals een bardienst op zich nemen. Dit geldt ook voor de teams van de vrijdagavondcompetitie;
- RCSV Zestienhoven stimuleert vrijwilligers om cursussen te volgen, bijvoorbeeld voor trainers- en scheidsrechtersopleidingen;
FUNCTIES EN TAKEN
Hieronder volgt een overzicht van de verschillende functies en taken bij RCSV Zestienhoven.
FUNCTIES
Bestuurslid – Het bestuur is eindverantwoordelijke voor de uitvoering van het verenigingsbeleid. Een bestuurslid wordt voor tenminste drie jaar benoemd door de Algemene Ledenvergadering. Ieder bestuurslid heeft zijn eigen taakgebied en wordt in veel gevallen bijgestaan door commissies of een of meer coördinatoren. De diverse portefeuilles worden onderling verdeeld op de eerste bestuursvergadering na de jaarlijkse ALV.
Commissaris – De generieke naam voor alle functionarissen uit de Bestuurscommissie die van groot belang zijn voor het reilen en zeilen van RCSV Zestienhoven, zoals onder meer (maar niet uitsluitend): de ledenadministratie, web redactie, kleding en materialen, contributie en boetes en het wedstrijdsecretariaat.
Commissielid – RCSV Zestienhoven beschikt over vier vaste commissies: 1. Toernooicommissie, 2. Sponsorcommissie, 3. Commissie Vrijwilligers en 4. Activiteitencommissie. De leden van deze commissies zorgen voor de uitvoering van een specifiek taakgebied op het gebied van voetbal-gerelateerde activiteiten. Iedere commissie valt direct onder een bestuurslid.
Scheidsrechter – RCSV Zestienhoven beschikt over een vast scheidsrechtercorps, die gemiddeld iedere maand 3 wedstrijden fluiten. De laatste jaren zien we helaas een terugloop in het aantal scheidsrechters. Aanvulling is dringend gewenst.
Algemeen Jeugdcoördinator – De belangrijkste functionaris van de jaarlagen in de jeugd (O8 t/m 019) die de centrale contactpersoon/vraagbaak vormt tussen de technische staf (voetbalzaken) en spelers/ouders.
Technische staf - Het ontwikkelen, uitvoeren en toezicht houden van het door de vereniging te voeren technische beleid. Stelt per leeftijdscategorie vast welke vaardigheden de spelers moeten worden aangeleerd. Zorgt voor een goede overgang van de junioren naar de senioren.
Trainer – Hij/zij begeleidt de spelers voor, tijdens en na de training. De trainer(s) verzorgt 2 keer per week de trainingen van een team. Dat kan in circuitvorm (4 oefeningen voor meerdere teams in roulatievorm) of met individueel verzorgde oefenstof. Doel van de functie is om de teams beter te laten voetballen. De trainer kan ook fungeren als coach van een team.
Coach – Hij/zij begeleidt het team en de leden voor tijdens en na de wedstrijden.
Teammanager – Een teammanager regelt en coördineert alle niet-voetbaltechnische zaken bij een team, zoals vervoer, taakverdeling van vrijwilligerstaken, communicatie vanuit de club etc. De teammanager kan ook fungeren als coach van een team.
TAKEN
Gastheer/vrouw – Op zaterdag, doordeweeks ‘s avonds bij incidentele wedstrijden en bij een thuistoernooi zorgen de gastheren/vrouwen vanuit de commissiekamer ervoor dat alles vlekkeloos verloopt. Ze ontvangen gasten, scheidsrechters, beantwoorden eventuele vragen en verzorgen de limonade en thee in de rust bij wedstrijden.
Bardienst – De bardienst assisteert in het bargedeelte van de kantine en verzorgt/verkoopt alle (warme) dranken, chips en snoep. Deze taak kan worden uitgevoerd door personen van 16 jaar en ouder. De keukendienst assisteert in de keuken van de kantine en verzorgt/verkoopt warme en koude snacks. Alleen deze dienst wordt verzorgd door betaalde krachten.
Grensrechters - Assisteren van de scheidsrechter.
Spelbegeleiders
Aanvullende functies en taken vind je in het functieboek van de KNVB.
VACATURES
Een overzicht met openstaande vrijwilligersfuncties staat op de website www.rcsvzestienhoven.nl. Wanneer je je aanmeldt voor een van deze functies, vervalt de taakplicht binnen het nieuwe vrijwilligersbeleid.
AFKOOP EN VERZUIM
Een spelend lid en/of ouder/verzorger van een jeugdlid kan er echter voor kiezen – om wat voor reden dan ook – geen taken voor RCSV Zestienhoven te verrichten. Op dat moment wordt er €75 per spelend lid per seizoen in rekening gebracht. Dit bedrag komt boven op de contributie, toeslagen en eventueel andere financiële verplichtingen van het lid naar de club. Gezinnen met meer dan twee spelende (jeugd-)leden die kiezen voor de afkoop van hun taakplicht, betalen maximaal voor twee leden van het gezin het afkoopbedrag, dus € 150 in totaal per seizoen naast de contributie, toeslagen en eventuele andere financiële verplichtingen.
Het afkoopbedrag wordt gefactureerd na aanvang van de competitie of anders en heeft een betalingstermijn van maximaal 30 dagen. Te laat of niet betalen resulteert direct in een trainings- en speelverbod.
Sancties
Op het moment dat iemand de taakplicht niet nakomt, treedt het volgende sanctiebeleid in werking. De eerste keer dat een taakplicht wordt gemist, wordt het lid of ouder/verzorger direct ingedeeld op twee extra taken exclusief de gemiste taak (dus drie in totaal) binnen twee weken na de gemiste taak. Bij de extra indeling wordt geen rekening meer gehouden met de opgegeven voorkeuren. Iedere volgende keer dat een taak wordt gemist, wordt er 75 euro in rekening gebracht. Dit is het verzuimbedrag.
Het verzuimbedrag wordt binnen een week gefactureerd en heeft een maximale betalingstermijn van 30 dagen. Te laat of niet betalen resulteert direct in een trainings- en speelverbod. Gezinnen met meer dan twee spelende (jeugd-)leden, worden voor maximaal 2 taakplichten per seizoen ingeroosterd.
ORGANISATIE & COMMUNICATIE
Zo’n goed en gedragen vrijwilligersbeleid neerzetten kost tijd. De eerste veranderingen zijn inmiddels doorgevoerd. Zo vullen alle nieuwe leden een Intakeformulier in en geven hierop aan welke vrijwilligerstaak ze kunnen gaan vervullen.
Via de website/ClubApp zal de vrijwilligerscommissie de leden regelmatig op de hoogte brengen van de doorgevoerde veranderingen door het uitbrengen van een nieuwsbrief.
Zijn er vragen of opmerkingen dan hoort de vrijwilligerscommissie die graag. Dit kan door een mail te sturen naar vrijwilligers@rcsvzestienhoven.nl. Je kunt ze natuurlijk ook persoonlijk aanspreken.
Om een actieve bijdrage te leveren, moeten alle ouders zich registreren via https://www.rcsvzestienhoven.nl/registreren/.
Na registratie dien je aan te geven voor welk team je taken kunt doen en welke taken je voorkeur hebben. Dit doe je als volgt:
- Stap 1: Na registratie ontvang je een e-mail om je registratie definitief te bevestigen.
- Stap 2: Ga vervolgens naar het kopje ‘Instellingen’
- Stap 3: Kies je voorkeursteam (eigen team of team van je kind(eren)
- Stap 4: Kies je voorkeurstaken
- Stap 5: Voor ouders: geef de naam op van je kind(eren) waar je taken gaat doen
Vanaf dat moment heb je de mogelijkheid om je aan te melden voor vrijwilligerswerkzaamheden via de app of om hiervoor ingepland of benaderd te worden door de desbetreffende commissie.
Via https://www.rcsvzestienhoven.nl/1466/vrijwilligersrooster/ is het maandrooster in te zien en kan zelf worden aangemeld voor verschillende taken zoals bardienst, gastheer/vrouw, vlaggen of fluiten.
Wij wensen jou (en je kind) een mooie maar vooral heel fijne voetbaltijd bij RCSV Zestienhoven!
